Электронный документооборот стал неотъемлемой частью коммуникации между физическими и юридическими лицами. Однако, чтобы такая информация имела юридическую силу для суда, государственных органов, контрагентов, ее необходимо подкрепить усиленной квалификационной электронной подписью УКЭП). Альтернативный вариант — удостоверение равнозначности документа через нотариуса. Его компетенция позволяет подтвердить равнозначность материалов на бумажном и электронном носителе.
Ситуации, при которых нужно удостоверять документы
Нотариальная “легализация” документа на бумажном или электронном носителе актуальна во многих ситуациях, в том числе для решения вопросов бизнеса и упрощения задач граждан. В частности, удостоверение равнозначности через нотариуса используется при оформлении:
- сделок, договоров, соглашений, контрактов;
- доверенностей на распоряжение, пользование имуществом, представление интересов в различных органах;
- официальных документов, выписок из Госреестров, справок, смет, расчетов;
- согласия на выезд детей в другую страну с одним из родителей или в сопровождении других взрослых.
Удостоверение равнозначности документов через нотариуса позволяет сэкономить время на дорогу в другой населенный пункт, затраты на услуги курьеров. Это способ оперативно обеспечить передачу документов, например, в суд, поскольку нотариальное действие может быть оформлено за несколько минут. Нотариус вправе быстро трансформировать бумажный документ в электронный и наоборот, обеспечив его легальность и полноценную юридическую силу.
Порядок удостоверения равнозначности документов
Для подтверждения идентичности бумажного документа электронному носителю заявитель обращается в нотариальную контору с распечатанным на бумаге экземпляром. Нотариус сканирует оригинал и создает электронный формат, используя свою УКЭП. Далее заявитель получает два файла: в PDF-формате и в SIG-формате. По месту требования должны быть направлены оба варианта.
Для подтверждения равнозначности электронного документа бумажному заявитель предоставляет файл с УКЭП. Нотариус проводит проверку его подлинности, распечатывает бумажную версию, скрепляет ее своей подписью и печатью. такой способ подходит для всех видов документов, кроме установления тождественности паспортов и сделок, заключенных в простой письменной форме.